Retrospektive erfolgreich durchführen

Die Retrospektive basiert auf dem Sammeln von Erfahrungen, welche in zukünftigen Projekten zur Anwendung kommen. Wurden bereits ähnlich gelagerte Vorgänge durchgeführt, so werden sich hierbei Probleme und Hindernisse aufgetan haben. Jetzt sollen nicht zweifach dieselben Fehler gemacht werden. Durch Anwendung der Retrospektive können „Klippen“ umschifft werden.

Die Retrospektive ist somit ein Steuerungselement im Projektmanagement. Sie lässt sich dem Agilen Manifest zuordnen, welches den kleinsten gemeinsamen Nenner der agilen Modelle aufnimmt. Es ist auch vom „Scrum“ die Rede. Ein Begriff aus dem Rugby-Sport, welcher in diesem Fall das Team in den Mittelpunkt setzt und eine Besprechung der Organisation beschreibt.

Warum wird eine Retrospektive durchgeführt?

Die Retrospektive soll Verbesserungspotential innerhalb der Teamarbeit aufzeigen. Innerhalb einer Gruppe von Personen entwickeln sich Dynamiken. Diese müssen innerhalb des Teams offen und ohne Angst vor negativen Konsequenzen angesprochen werden können. Vertrauen innerhalb der Gruppe ist somit essentiell.

Der Moderator bestimmt das Tempo. Es darf jedoch keine Hexenjagd werden. Die Aufgabe lautet nicht, bestimmten Personen Fehler anzukreiden. Im Fokus der Retrospektive steht die stetige Verbesserung von Vorgängen für die Zukunft. In diesem Sinne ist zu ermitteln, warum bestimmte Vorgänge in der Vergangenheit fehlgeschlagen sind.

Die Besprechung sollte zudem Positives zutage fördern. Wo Schwierigkeiten bestenfalls schon vor Beginn des nächsten Projektes gelöst werden sollten, können erfolgreiche Arbeitsschritte beibehalten werden.

Wann wird eine Retrospektive abgehalten?

Diese Aufgabe wird einmal nach Abschluss des Projektes vorgenommen. Aber auch als Zwischenschritt eignet sich eine Überprüfung. Hierfür wird ein wöchentlicher Zeitrahmen (Sprint genannt) ausgewählt, welcher dem Projektumfang entspricht. Die Moderation übernimmt ein neutraler „Scrum Master“. Die Gruppe wird auch als „Scrum-Team“ beschrieben.

Methodik: So läuft eine Retrospektive ab!

Die Retrospektive umfasst eine klare Handlung oder ein eindeutig definiertes Thema. Eine geordnete Moderation und ein vordefinierter Ablauf zeichnen den Prozess aus. Die Atmosphäre hat auf Augenhöhe zu erfolgen. Hierbei werden die folgenden Methoden zur Ordnung angewandt.

Die Plus/Delta-Funktion wird für die Durchführung häufig genutzt. Positive Aspekte werden mit einem + gekennzeichnet, während diskussionswürdige Methoden mit einem Dreieck (Delta) angeführt werden. So werden die Komponenten der Motivation (das Aufzeigen von Stärken) und Verbesserung in einem Arbeitsschritt absolviert. Die entsprechenden Argumente werden bei der Retrospektive in zwei Spalten gesammelt. Eine Tafel oder ein Clipboard ist als Hilfsmittel zu empfehlen. Schlussendlich können Prioritäten gesetzt, Diskussionen geführt und Änderungen vorgeschlagen werden.

Lösungen sind hierbei nicht endgültig. Wurden sie herausgearbeitet, können sie auf ihre Funktion in der Praxis getestet werden. Der Scrum Master muss ausführen, dass es sich zunächst um vorläufige Änderungen handelt, die bei der nächsten Retrospektive wieder für nichtig erklärt werden könnten.

Einige Autoren empfehlen, dass sich die Mitarbeiter zum Abschluss einer Retrospektive leben, um mit einem guten Gefühl aus dem Meeting zu gehen.