Projektaufgaben mit Hilfe des Eisenhower Prinzips priosieren
Sie würden es sicher auch unterschreiben, dass die wichtigsten Projektaufgaben als ersten erledigt werden sollten. Allerdings gibt es in unserem Alltag etwas, was uns im Alltag daran hindert, und stets an diesen Vorsatz zu halten: Die Dringlichkeitsfalle. Damit ist gemeint, dass sich Menschen gerne von Aufgaben, die weder dringend noch unheimlich wichtig sind, komplett vereinnahmen lassen. Verhindern können Sie dies durch die Anwendung des Eisenhower Prinzips. Dieses Werkzeug zur Aufgabenpriorisierung ist ist enorm praktisch, um zu lernen, Prioritäten klüger zu setzen, das Zeitmanagement effizienter zu gestalten und damit die jeweiligen Ziele schnell und effektiv zu erreichen.
Produktiver sein durch eine einfache Matrix: Das Prinzip Eisenhower
Eine Managementmethode erfand der US-Präsident und ehemalige General Dwight D. Eisenhower. Bei dieser Methode wird eine simple Postkorbübung mit Elementen aus dem klassischen Zeitmanagement verbunden. Eine Matrix, die aus viel Quadranten besteht, bildet den Ausgangspunkt des Prinzips von Eisenhower. An den Rändern der Matrix wird nur in nicht eilig und eilig, sowie nicht dringend und dringend unterschieden. Bei einer Aufgabe wird nach dem ehemaligen Präsidenten von Amerika also nur zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit unterschiedene. Es klingt zwar erstaunlich, aber oft ist dies bereits schon ausreichend um die Aufgabenpriorisierung vorzunehmen.
Unwichtige und uneilige Aufgaben
Probleme haben viele Menschen allerdings trotzdem mit dem Quadranten, der sich in der rechten unteren Ecke befindet, nämlich die undringlichen und unwichtigen Aufgaben. Wie Sie damit umgehen können, gliedert sich in drei verschiedene Optionen.
Der Papierkorb: Eine der befreiendsten Tätigkeiten bei der Priorisierung von Aufgaben. Die undringlichen und unwichtigen Aufgaben können entweder in den richtigen oder den virtuellen Papierkorb wandern. Allerdings brauchen Sie dafür natürlich etwas Mut.
Der Komposthaufen: Es gibt natürlich auch Dokumente und Unterlagen, die besser nicht weggeworfen werden sollten. Für diese können Sie einen Komposthaufen in Form eines Stapels bilden. Die Bearbeitung der Dinge, die sich auf diesem Stapel befinden, erfolgt nur dann, wenn wirklich Zeit dafür vorhanden ist. Außerdem kann der Stapel im Abstand von circa drei Monaten durchgesehen und neu geprüft werden. Eventuell gibt es dann Dinge, die sich bereits erledigt haben. Diese können Sie dann ohne schlechtes Gewissen in den Papierkorb werfen.
Die Ablage: Wenn Sie ein gewissenhafter Mensch sind, wählen Sie wahrscheinlich diese dritte Option. Hier werden die Materialien und Unterlagen sinnvoll in einer Ablage abgeheftet. Doch auch hier sollte spätestens nach vier Monaten noch einmal geschaut werden, ob es Dinge gibt, die sich vielleicht bereits von allein erledigt haben.
Das Beispiel für das Prinzip nach Eisenhower: Eine Übung
Zuerst müssen hierbei Aufgaben, ob beliebig oder komplex, in zwei Kategorien unterteilt werden:
Ist die Aufgabe unwichtig oder wichtig?
Eilt sie oder ist die Aufgabe uneilig?
Danach wird für die jeweilige Kategorie ein simples Koordinatensystem erdacht. Am oberen Rand steht dort „eilig“, am unteren Rand findet sich „nicht eilig“. Auf der linken Seite steht „wichtig“, auf der rechten Seite „unwichtig“. In dieses System werden dann die jeweiligen Aufgaben übertragen.
Der Quadrant, der sich in der unteren rechten Ecke befindet, kann vergessen werden. Hier stehen die uneiligen und unwichtigen Aufgaben, die zu gegebener Zeit erledigt werden können. Darüber befinden sich die Aufgaben, die eilig, aber dennoch nicht wichtig sind. Diese können Sie an andere delegieren. Die Aufgaben, die wichtig, aber nicht eilig sind, finden sich links unten. Hier sollte im Kalendar ein Datum eingetragen werden und diese Aufgaben dann entsprechend jeden Tag abgearbeitet werden. Oben links stehen die eiligen und wichtigen Aufgaben. Diese sollten Sie sofort erledigen.
Es ist natürlich etwas umständlich, jeden Tag auf ein neues die Quadranten anzulegen. Denn dies wäre das gleiche, wie jeden Tag einen herkömmlichen Plan zu erstellen. Doch es gibt viele Menschen, die das Prinzip nach Eisenhower schnell verinnerlichen und es unbewusst in ihrem Kopf anwenden. So können Sie sofort abschätzen, was sie gar nicht machen, was sie verschieben und was sie sofort erledigen müssen. Dies spart zum einen Stress und Zeit und führt zum anderen schneller zu einem effizienten Erfolg.
Die Vorteile des Prinzip von Eisenhower im kurzen Überblick:
- für anstehende Aufgaben liefert die Matrix ein simples Raster für Entscheidungen
- Zeitdiebe und Zeitfresser können durch den Einsatz der Matrix leicht erkannt werden
- Mitarbeiter können effizienter eingebunden und entlastet werden, indem die Projekte unterschiedlich gesichtet werden
- Die Aufgaben können nach dem Setzen von Prioritäten schnell und effizient abgearbeitet werden
Dennoch, wie alles im Leben hat auch die Methode von Eisenhower nicht nur Vorteile, sondern auch ein paar Nachteile.
Die Nachteile der Methode nach Eisenhower – Zu simpel gedacht?
Im Rahmen des klassischen Zeitmanagements ist die Methode nach Eisenhower ein wahrer Klassiker. Das Prinzip wird in nahezu jeder Literatur zum Thema der Priorisierung von Aufgaben erläutert. Natürlich ist es sehr simpel und einfach. Doch genau darin sehen Die Kritiker den Mangel der Methode. Denn, die Wichtigkeit einer Aufgabe muss erst einmal klar identifiziert werden. Durch einen Abgabetermin oder eine Deadline kann die Dringlichkeit schnell eingeordnet werden. Allerdings kann der gesamte Zusammenhang oft nicht direkt erkannt werden, wenn es um die Wichtigkeit geht.
Außerdem besteht bei dem Eisenhower Prinzip ein Problem, wenn die Aufteilung der Aufgaben ungleichmäßig verläuft. Das Ergebnis mag in den einzelnen Quadranten ordentlich aussehen, allerdings sind im Alltag die wichtigen Aufgaben nur sehr selten nicht eilig. Unwichtig sind eilige Aufgaben darüber hinaus auch nicht oft. Da hier eine ungleichmäßige Verteilung vorliegt, kann dies wiederum zu einem Stau der einzelnen Aufgaben führen.
Die Methode ist also sehr einfach und simpel aufgebaut, allerdings müssen Sie trotzdem darüber nachdenken, wann sie sinnvoll angewendet werden kann. Besonders komplex gestaltete Aufgaben machen die Anwendung des Eisenhower Prinzip oft unmöglich. In diesem Fall werden schlichtere Techniken der Entscheidungsfindung benötigt.