Die beiden häufigsten Fragen, die der Projektleiter beantwortet, sind diese: Werden Sie den Termin schaffen? Was wird es kosten? Erstaunlich, dass das PMI im PMBok nur vier Prozesse für das Kostenmanagement spendiert. Denn hier legt der Projektleiter Vorschriften und Verfahren fest, um Kosten zu planen und zu steuern.
Kostenmanagement planen
Wesentliches Ergebnis dieses Prozesses ist der Cost Management Plan. Er beinhaltet die Kosten des Projektes als auch die Kosten des gesamten Produktlebenszyklusses. Die Kosten für Betrieb und Wartung kommen hinzu. Um den Kostenplan zu erstellen, nutzen dem Projektleiter historische Informationen sowie Netzwerkdiagramme und das Risikoregister.
Kosten schätzen
Erst wenn der Inhalt des Projektes in groben Zügen beschrieben ist, können die Kosten solide geschätzt werden. Beide Komponenten bedingen einander: Wenn der Projektinhalt aussagekräftig ist, sind es die geschätzten Projektkosten auch. Wertvolle Informationen liefert der Arbeitsstrukturplan.
Zu einem frühen Zeitpunkt gibt es beträchtlich Abweichungen bei der Schätzung. Zunächst können sie zwischen minus 50 Prozent bis 100 Prozent schwanken. Das PMBok beschreibt dieses Verhalten als Rough Order of Magnitude Estimate. Zu einem späteren Zeitpunkt schwingt sich die Spannbreite zwischen minus 10 Prozent und plus 15 Prozent ein.
Der Projektleiter gliedert Kosten in variable, fixe, direkte und indirekte Kosten.
Budget festlegen
Alle geschätzten Kosten der einzelnen Vorgänge und Arbeitspakete summiert der Projektleiter in einem Kostenbasisplan. Der Auftraggeber muss diesen Plan bestätigen. Im weiteren Verlauf prüft der Projektleiter kontinuierlich, dass die zugesagten Geldmittel die Finanzierungsgrenzen nicht überschreiten. Weichen die geplanten Ausgaben von der Grenze ab, terminiert er die Arbeit zu einem anderen Zeitpunkt. Das bedeutet, er bestimmt neue Meilensteine und ordnet diese den geplanten Auszahlungen zu.
Kosten steuern
Der Projektleiter überwacht, wie in den anderen Wissensgebieten auch, ob die Ziele des Projektes erreicht werden oder nicht. In diesem Prozess achtet der Projektleiter darauf, dass die Ausgaben die genehmigte Höhe nicht überschreiten.
