Der amerikanische Schauspieler Bret Morrison sagte: „Von den Kompetenzen, die uns zur Verfügung stehen, ist Kommunikation wohl die mächtigste.“ Ob die Autoren des PMBOK Guides von diesem Zitat hörten, ist mir nicht bekannt. Den Gedanken griffen sie jedoch auf. Gleich zu Beginn des Wissensgebietes Kommunikationsmanagement stellen sie fest: „Die Kommunikation mit Teammitgliedern und anderen Projektstakeholdern beansprucht einen Großteil der Zeit der Projektmanager.“
Kommunikation planen
Eine spannende Erkenntnis liegt in der mathematischen Formel, die die Anzahl der Kommunikationskanäle bestimmt. Mit deren Ergebnis erhält der Projektmanager einen guten Überblick, mit wie vielen Menschen oder Gruppen er kommunizieren muss. Neue Projektmitarbeiter, Stakeholder oder externe Berater kommen an Bord, andere gehen. Deshalb berechnet er den Wert immer wieder aufs Neue. Steigt die Anzahl der Schnittstellen im Projekt, steigt der Abstimmungsbedarf.
Kommunikation managen
Hier findet sich ein weiteres spannendes Hilfsmittel für die Projektarbeit. Das Sender-Empfänger-Modell illustriert Kommunikation als Übertragung einer Nachricht von einem Sender A zu einem Empfänger B. Empfangen heißt jedoch nicht zwingend verstehen. Nur wenn Empfänger und Sender die gleiche Codierung und Decodierung verwenden, verstehen sie sich. Nutzen sie unterschiedliche Codes, reden sie aneinander vorbei. Das Gleiche gilt für unvollständige und fehlerhafte Signale. Auch wenn es pathetisch klingt: Das Sender-Empfänger-Modell ist eine Erkenntnis fürs Leben.
Kommunikation überwachen
Der Projektleiter überwacht den Erfolg seiner Mühen in Planung und Steuerung. Dazu etabliert er Status- oder Fortschrittsreports, die er den Stakeholdern proaktiv sendet. Einflussreiche Stakeholder informiert er in einem persönlichen Gespräch.
