Das PMBok beschreibt in diesem Wissensgebiet, wie der Projektleiter Produkte, Leistungen oder sonstige Liefergegenstände außerhalb des Projektes beschafft. Des Weiteren gibt es Antworten auf diese Fragen: Sollen Leistungen selbst erbracht oder erworben werden? Wie werden Lieferanten ausgewählt? Welche vertraglichen Rahmenbedingungen sind einzuhalten?
Beschaffung planen
In diesem Prozess plant der Projektleiter, wie er bei der Beschaffung vorgehen will. Wird er einen Festpreis- oder Kostenerstattungsvertrag abschließen? Oder wäre ein Vertrag auf Zeit- und Materialbasis die bessere Wahl? Letztlich verfolgen Käufer und Verkäufer ein Ziel: eine angemessene Verteilung des Risikos.
Beschaffung durchführen
Gewöhnlich sucht der Projektleiter am freien Markt Anbieter, die ihm Produkte, Produktbestandteile oder Dienstleistungen verkaufen. Die Auswahl ist groß. Er wählt den Lieferanten aus, welcher am besten seine Auswahlkriterien erfüllt. Der finalen Auswahlentscheidung gehen Bieterkonferenzen, Verkaufsgespräche, Präsentationen oder Machbarkeitsnachweise voraus. Wer gut verhandelt, ist klar im Vorteil. Der professionelle Projektleiter ist geschult in der Verhandlungsführung.
Beschaffung überwachen
Der Projektleiter überwacht die Vertragserfüllung. Wenn es zu Änderungen und Korrekturen kommt, führt er diese durch. Als wichtiges Arbeitsergebnis liefert dieser Prozess in Form von Prüfbericht, Abnahmedokument oder Korrekturmaßnahmen.
Das PMBok beschreibt ausführlich wichtige Begriffe des Beschaffungsmanagements. Dazu zählen LOI (Letter of Intent), SOW (Statement of Work), PRF (Request for Proposal), IFB (Invitation for Bid) und RfQ (Request for Quotation). Im deutschen Recht muss der Projektleiter insbesondere drei Vertragsformen kennen und berücksichtigen: den Dienstvertrag, den Werkvertrag und den Kaufvertrag. Kommt es zu Änderungen des Vertrages, lässt er diese zuerst auf Einfluss auf die Projektziele untersuchen. Auch hier gilt: Änderungen müssen den formalen Änderungsprozess durchlaufen!
Beschaffung abschließen
Im Mittelpunkt dieses Prozesses steht das Schließen sämtlicher Verträge. Dann archiviert der Projektleiter sie neben den Einkaufunterlagen. So kann er oder Stakeholder darauf später zurückgreifen. Sind Forderungen offen geblieben, müssen sie beglichen werden.
